stick & lembke GmbH

Der lang geplante Schritt zur Digitalisierung ist vollzogen! In diesem Zuge erfolgt die Rechnungsverarbeitung heute im ELO zusammen mit SAP B1 und DATEV voll elektronisch.

Wir haben uns von Anfang an Nachhaltigkeit in die Firmen-DNA geschrieben. Dies ist mit ein Grund, weshalb wir uns bewusst für die Implementierung eines DMS entschieden haben.

Seit der Gründung von stick & lembke sind inzwischen 11 Jahre vergangen, in denen die Flut an Dokumenten stetig zugenommen hat. Die physische Handhabung der Dokumente hatte einige Mitarbeiter an die Arbeit im Büro gebunden. Verzögerungen in den Abläufen waren hier besonders spürbar. Die Ursache lag in der Kombination der Arbeitstätigkeiten mit den benötigten Dokumenten teils innerhalb und teils außerhalb unseres Warenwirtschaftssystems. Darüber hinaus bestand die Herausforderung, dass nicht alle Mitarbeiter den gleichen Informationsstand zu den Arbeitsabläufen hatten. Das betraf auch die Ablaufprozesse in der Zusammenarbeit mit externen Mitarbeitern und Partnern. Fehlende Informationen bei der Abarbeitung von Geschäftsvorgängen erschwerte allen die Arbeit und deshalb stellten sich Verzögerungen ein.

Nach unserer Entscheidung zur Einführung eines DMS wurden verschiedene Anbieter verglichen. Schlussendlich hatte uns das System der ELO Digital Office GmbH überzeugt. Unser Implementierungspartner Con-Solutions GmbH hatte uns das Gesamtpaket für unsere Anwendungsbereiche praxisnah dargelegt, so dass wir auch schnell wussten, mit welchem Partner wir das Projekt realisieren wollten.

Heute haben wir bereits die wichtigsten Unternehmensprozesse digitalisiert und weitere sind in Planung. Durch die Umstellung auf digitale Ablaufprozesse gelang es uns sofort die Zusammenarbeit zwischen unseren verschiedenen Abteilungen zu beschleunigen. Die Informationsverarbeitung wurde vereinfacht und gleichzeitig optimiert.

Begonnen wurde mit der Umstellung auf die digitale Rechnungsverarbeitung, welche bereits ihre Besonderheiten in der Planung offenbarte. Durch unser überschaubares Team haben wir nicht die klassischen Abläufe, wie sie in größeren Unternehmen zu finden sind. Unsere Besonderheiten hatten wir in enger Zusammenarbeit mit den Experten der Con-Solutions GmbH schnell herausgearbeitet. Das Ergebnis ist heute unser optimal angepasster Ablaufprozess. Natürlich digital.

Als Basis für unseren heutigen Eingangsrechnungsprozess nutzen wir die ELO eigene Lösung „ELO Invoice“. Mit etwas Customizing durch Con-Solutions lief dann alles wie geschmiert.

Des Weiteren nutzen wir heute für unsere Auftragsabwicklung einen für uns individuell entworfenen digitalen Workflow im ELO-System. Dieser Workflow ermöglicht uns eine nahtlose und stets nachvollziehbare Zusammenarbeit aller am Vorgang beteiligten Personen. Mitarbeiter müssen keine zusätzlichen Absprachen mehr tätigen und die Anwesenheit im Büro ist im Zuge der Digitalisierung des Prozesses auch nicht mehr notwendig.

Aus heutiger Sicht hätten wir unser Digitalisierungsprojekt auch gern schon früher beginnen sollen.

• Anbindung an DATEV Rechnungswesen
• Anbindungen an Drittsysteme
• Archivierung/ Storage
• Belegerfassung/ Extraktion
• Collaboration
• E-Mail-Management
• E-Rechnung
• Formularerfassung und -verarbeitung
• Geschäftsprozess-Management
• IT-Sicherheit
• Informationsmanagement
• Mobiles Arbeiten
• Posteingangsmanagement
• Rechnungsmanagement
• Rechtskonforme Archivierung
• Workflow