Rechtskonforme Archivierung mit ELO

"revisionssichere Archivierung" mit dem ELO DMS System

Das Einhalten gesetzlicher Anforderungen und Vorschriften ist für alle Unternehmen ein Muss. Daher gilt es, Übersicht zu behalten bei zunehmender System-Unübersichtlichkeit, insbesondere in Bezug auf die Kontrolle und Verwaltung von Zugriffsrechten. Das verlangen nationale und internationale Regelwerke. ELO bietet Ihnen alle nötigen Funktionen, um gesetzliche und betriebliche Vorschriften einhalten zu können.

  • ELO ermöglicht die rechtskonforme Speicherung von E-Mails sowie die GoBD-konforme Archivierung von ERP- und Belegdaten
  • Dateistrukturen und Berechtigungen können mit ELO regelbasiert verwaltet werden
  • Unternehmensprozesse werden mit ELO nachvollziehbar und transparent dokumentiert dank umfassender Dokumentations-, Übersichts- und Reportingfunktionen

MEHRWERTE

Transparente Prozesse

Änderungen an einem Dokument werden vollständig protokolliert und bleiben nachvollziehbar.

Individuelle Berechtigungen

Mit einem Berechtigungskonzept können autorisierte Personen festgelegt und Datenzugriffe gesteuert werden.

Rechtskonforme Verwaltung

Sensible Daten können unter Einhaltung gesetzlicher Fristen, Compliance- und Revisionsvorschriften aufbewahrt werden.

Sofortige Auskunftsfähigkeit

Der aktuelle Bearbeitungsstand ist mit einem Klick einsehbar und kann jederzeit abgerufen werden.

Erhebliche Zeitersparnis

Bearbeitungszeiten werden durch automatisierte Prozesse und intelligente Suchmechanismen verkürzt.

Strukturierter Überblick

Eine zentrale Ablage aller Unterlagen sorgt für Übersichtlichkeit.


ELO IST GOBD-KONFORM

ELO verfügt über alle software-technischen Voraussetzungen zur Realisierung einer GoBD-konformen DV-Gesamtlösung. Damit lassen sich die gesetzlichen und steuerrechtlichen Anforderungen an eine korrekte und ordnungsgemäße Buchführung umsetzen. Vor allem die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff werden erfüllt.

  • Schutz vor Datenverlust
  • Nachvollziehbarkeit von Änderungen und unveränderbare Historie
  • Einhaltung und Überwachung von Aufbewahrungspflichten
  • Dauerhafte Lesbarkeit von Dokumenten

Langzeitarchivierung

  • Langzeitspeicher, zum Beispiel Jukeboxen, Tape-Roboter oder EMC Centera, können zusätzlich angebunden werden
  • Serverprozesse können auf mehreren Hardwareplattformen verteilt werden
  • Einsatz des Systems auf Serverclustern möglich

Transparenz schaffen

  • Zentraler Content- und Repository-Dienst: Überführung der verteilten in eine zentrale Datenhaltung 
  • Nahtlose Anbindung von Drittsystemen: Alle steuerrelevanten Daten werden ganzheitlich verwaltet
  • Vollständige Protokollierung von Änderungen an Dokumenten für höchste Transparenz

Datensicherheit und Schutz vor unberechtigtem Zugriff

  • 256 Bit Verschlüsselung (mit AES-256 - Advanced Encryption Standard)
  • Umfangreiche Berechtigungsfunktionen für Funktionalitäten, Dokumente und Archivbereiche
  • Unterstützung unterschiedlichster Backup-Konzepte