elektroland24 GmbH & Co. KG

elektroland24.de hat mit ELO den entscheidenden Grundstein zur Digitalisierung gesetzt

Vor dem Einsatz von ELO wurden Rechnungen in Papierform verwaltet und zur Freigabe durch das Unternehmen gegeben.

Papierrechnungen sorgten für eine Flut an Ordnern
Es wurde viel Platz für die Archivierung und Ablage benötigt
Ältere Papierrechnungen wurden aufwändig in einem Lager archiviert
Es gab keinen zentralen Ablageort
Während des Freigabeprozesses wurde die Rechnung im Original durch das Unternehmen geschickt
Rechnungen waren während des Freigabeprozesses nicht für andere Personen einsehbar
Zur Einsichtnahme musste die Rechnung durch die Buchhalter herausgegeben werden

Das Ergebnis kann sich sehen lassen

Heute werden alle Belege automatisch und zentral in ELO abgelegt
Die Archivierung in Papierform entfällt
Lager und Archive für die Papierrechnungen werden nicht mehr benötigt.
Die Rechnungen sind digital zu jeder Zeit und von jedem Arbeitsplatz einsehbar
Die Rechnung ist auch während des Freigabeprozesses im Unternehmen einsehbar
Der Freigabeprozess zu jeder Rechnung ist in ELO dokumentiert

.. Und das alles, ohne Kapazität in der Buchhaltung zu beanspruchen

Insgesamt ist der ganze Prozess messbar, schneller und effizienter geworden. Die Umstellung hat sich gelohnt.

KURZINFOS

Unternehmensgröße:

< 100 Mitarbeiter

Branche:

Elektro & High-Tech

Land:

Deutschland

DAS PROJEKT AUF EINEN BLICK

DAS UNTERNEHMEN

Seit knapp 20 Jahren bietet elektroland24.de seinen Privat- und Gewerbekunden kompromisslosen Service rund um die Themen Schalter & Steckdosen, Beleuchtung, Elektroinstallation, Elektromobilität, regenerative Energien sowie Gebäudetechnik- und Automation.

In Deutschland hat elektroland24.de als erster Anbieter einen Online-Shop für Elektromaterial betrieben. Mit über 35.000 sorgfältig ausgewählten Artikeln betreibt elektroland24.de heute seinen Online-Shop und gehört damit zu den größten Versandhändlern in diesem Bereich.

Mit aktuell mehr als 40 Mitarbeitern wird am Standort in Heist, nördlich von Hamburg, täglich dem Kunden der perfekte Service geboten.

Ob in der technischen Beratung, dem Kundenservice, dem Produktmanagement oder in der Logistik und dem Versand, alle arbeiten daran, dass der Kunde einfach, schnell und gut verständlich sein Wunschprodukt erhalten kann.

Auch nach der Bestellung steht elektroland24.de ihren Kunden mit Rat und Tat zur Seite.

DIE HERAUSFORDERUNG

Vorrangiges Ziel war die unabdingbare Digitalisierung der Ablaufprozesse im Unternehmen. Transparente Arbeitsabläufe sowie ein flexibler Zugriff auf die Belege von jedem Arbeitsplatz sollte zukünfig gegeben sein.

DIE LÖSUNG

Umfassender automatischer Dokumentenimport
Einrichtung eines unternehmensweiten Eingangsrechnungsprozess der workflowgesteuert abläuft
Überprüfung der Arbeitsabläufe über Dashboards
Erstellung von Dateien für Zahlungs-/Buchungsvorschlägen
Designen von Workflows für die optimale Steuerung der Auftragsbearbeitungs-Prozesse

DER NUTZEN

Mit der Lösung von ELO können heute im Zuge der Eingangsrechnungverarbeitung Belege von überall in den Ablaufprozess gesteuert werden. Dort erfolgt die Verarbeitung, Freigabe und automatische Buchungsübergabe an das ERP System von Microtech. Durch den ELO DocXtractor werden die Rechnungsinformationen automatisch ausgelesen und den Mitarbeitern zur weiteren Verarbeitung bereitgestellt.

Das händische Ablegen von Dokumenten an einem oder mehreren Orten ist nicht mehr erforderlich. Das erfolgt vollautomatisiert im Hintergrund. Parallel können alle berechtigten Mitarbeiter bereits mit diesen Dokumenten arbeiten.

Für die Geschäftsführung sorgt das mitgelieferte Dashboard stets für einen transparenten Überblick. Sie ist immer über alle im Umlauf befindlichen Rechnungen informiert und sieht genau, wo eine Skontofrist abzulaufen droht oder Dokumente nicht bearbeitet werden.

elektroland24.de freut sich jetzt darüber, dass die Durchlaufzeiten von Dokumenten im Unternehmen jetzt schneller und vor allem gut nachvollziehbar sind.