Rechtskonforme Archivierung nach GoBD mit ELO

Ersetzendes Scannen wird mit Einrichtung eines digitalen ELO Archivs in Unternehmen zu einem sehr bedeutsamen Thema.

Vor diesem Hintergrund haben wir für Sie auszugsweise Informationen zusammengetragen, die Ihnen einen kurzen Überblick zu den Anforderungen geben sollen. Die wesentliche Grundlage für das ersetzende Scannen sind die GoBD.

Was bedeutet GoBD?

Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen

in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Die GoBD geben für Unternehmen den Rahmen vor, was sie zu beachten haben, damit Ihre Bücher und Aufzeichnungen, die sie in digitaler Form vorhalten, für steuerliche Beweiszwecke auch von der Finanzbehörde anerkannt werden.

Die Veröffentlichung der GoBD vom Bundesministerium der Finanzen bietet Ihnen als Unternehmen die Chance, sich optimal auf die nächste Betriebsprüfung vorzubereiten.

Was fordern die GoBD?

Unveränderbarkeit (Die Unveränderbarkeit ist gegeben, wenn die Veränderung nachvollziehbar ist)
Richtigkeit (Übereinstimmung von Beleg und Buchung)
Nachvollziehbarkeit (Lebenszyklus eines Dokuments)
Ordnungsmäßigkeit (Strukturiert)
Internes Kontrollsystem (Einhaltung der Verfahrensanweisung durch Personen und Protokollierung)

Mehrwerte:

Transparenz zur Unternehmensentwicklung
Bessere Übersicht über die eigenen internen Prozesse und deren Nachvollziehbarkeit
Kein Daten- und Dokumentenverlust in Verwaltung und Entwicklung
Notizen zum Beleg direkt und verlustfrei verfügbar
Existenzieller Schutz für Unternehmensgeheimnisse und -strategien
Berechtigungskonzepte schützen vor unbefugtem Zugriff
Berechtigungen fördern die innerbetriebliche Prozessoptimierung
Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter durch Prozessdokumentation
Möglichkeit zur Verkürzung und Unterstützung bei der Betriebsprüfung
Aussagekraft beim Finanzamt
Unterstützende Beweiskraft vor Gericht

Zitat Norbert Kasten:

"Bereits aus meiner beruflichen Vergangenheit weiß ich, wie ausgezeichnet der Einsatz von ELO ein Unternehmen auf Themen zur internen Organisation und zu Compliance vorbereitet. Mehrfach konnten wir diese Qualität, zusammen mit Con-Solutions in Livepräsentationen, bei Webseminaren präsentieren.

Link zum Webseminar

Die Webseminare der BDO AG zu den Anforderungen der GoBD zusammen mit Herrn Lookhof von Con-Solutions haben mir sehr viel Spaß bereitet. Neben der guten Stimmung bei der Vorbereitung mit dem Team von Con-Solutions war es gut zu sehen, wie ein System die Anforderungen zur GoBD mit der Basisinstallation erfüllt. Auch Monate nach unseren GoBD-Webseminaren erhalte ich Rückmeldungen von Teilnehmer, die über das vollständige Paket und das gezeigte leichte Handling positiv überrascht waren. Dadurch konnten wir schon zahlreiche Verbindungen zwischen Con-Solutions und Teilnehmern der Webseminare herstellen.

Bei einem eingerichteten ELO-System weiß ich, es bringt die erforderlichen Voraussetzungen mit, um die Anforderungen der GoBD zu erfüllen. Da fällt es uns leicht, die erforderliche Verfahrensdokumentation für ein eingesetztes digitales Archiv von ELO zu schreiben. Diese wird Sie bei der nächsten Steuerprüfung in Zusammenarbeit mit dem Betriebsprüfer unterstützen."