Pflicht. Effizienz. Kontrolle.
Eingangsrechnungsmanagement
mit ELO Invoice
Automatisieren Sie Ihre Rechnungsverarbeitung mit ELO – digital, transparent und nachvollziehbar, nahtlos angebunden an Ihre ERP- und Finanzsysteme. Mit dem Eingangsrechnungsmanagement in ELO schaffen Unternehmen einen durchgängigen digitalen Prozess: von der Erfassung der Eingangsrechnung über Prüfung und Freigabe bis zur Übergabe an Finanzbuchhaltung, ERP-System und Archiv.
Was ist Eingangsrechnungsmanagement mit ELO Invoice?
ELO Invoice bildet den digitalen Eingangsrechnungsprozess vom zentralen Empfang über Datenerfassung, Prüfung und Freigabe bis zur Übergabe an Buchhaltungssysteme ab. Rollen, Vertretungen und Status werden im Workflow gesteuert. Con-Solutions passt Eingangskanäle, Prüfschritte, Kontierung und Schnittstellen an Organisation, Rechnungsarten und bestehende ERP- oder FiBu-Systeme an.
Die offizielle Produktseite von ELO Invoice beschreibt Postbox, Erfassung, Mehr-Augen-Freigabe, ERP-Übergabe und Rechnungscockpit als zusammenhängenden Ablauf. Welche Schritte automatisierbar sind, hängt von Belegformaten, Stammdaten und Prüflogik ab. Der Leitfaden Eingangsrechnungen automatisieren strukturiert diese Voraussetzungen; die Checkliste zur E-Rechnung ordnet Empfang und Verarbeitung ein.
ELO Invoice unterstützt technische und organisatorische Kontrollen, ersetzt aber weder steuerliche Einzelfallprüfung noch die Verantwortung für Freigaben und Verfahrensregeln. Vor dem Pilotbetrieb werden typische Rechnungen, Abweichungen, Freigabegrenzen und Übergabedaten gemeinsam mit Buchhaltung, Fachbereichen und Systemverantwortlichen als konkrete, nachvollziehbare Abnahmetests dokumentiert, geprüft und vor dem produktiven Start verbindlich abgenommen.
Mehrwerte auf einen Blick:
- Digitale Erfassung von Eingangsrechnungen aus E-Mail, Scan oder Upload
- Automatische Belegerkennung und strukturierte Datenextraktion
- Digitale Rechnungsprüfung mit klaren Zuständigkeiten
- Mehrstufige Freigabeprozesse nach Kostenstelle, Betrag, Projekt oder Abteilung
- Nachvollziehbare Archivierung im ELO DMS
- Ablage mit Blick auf GoBD-Anforderungen und nachvollziehbare Prozesse
- Integration in ERP-, FiBu- und Warenwirtschaftssysteme
- Nachvollziehbarer Status gemäß aktuellem Workflow-Stand
Beschleunigte Prozesse. Mehr Sicherheit.
Mit ELO wird aus einem fehleranfälligen manuellen Rechnungsprozess ein klar strukturierter, digitaler Workflow. Konfigurierte Regeln ordnen Rechnungen den zuständigen Personen zu; dokumentierte Schritte und Freigaben machen den Ablauf nachvollziehbar.
Kürzere Durchlaufzeiten
Automatisierte Workflows beschleunigen Prüfung, Kontierung und Freigabe. Rechnungen bleiben nicht mehr in E-Mail-Postfächern, Papiermappen oder Abteilungsschleifen hängen.
Weniger Handarbeit
Rechnungsdaten werden automatisch erkannt und übernommen. Manuelle Erfassung, Weiterleitung und Suche nach Belegen werden deutlich reduziert.
Volle Transparenz
Berechtigte Beteiligte können im eingerichteten Workflow erkennen, wo sich eine Rechnung befindet, wer zuständig ist und welche Schritte dokumentiert wurden.
GoBD & Compliance
ELO unterstützt die nachvollziehbare Archivierung und Dokumentation Ihrer Rechnungsprozesse. Damit schaffen Sie eine belastbare Grundlage für interne Kontrollen.
Mobiler Zugriff
Freigaben können ortsunabhängig erfolgen – im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. Das erhöht die Geschwindigkeit und reduziert Liegezeiten.
Skalierbare Prozesse
Ob einzelnes Unternehmen, mehrere Standorte oder Holding-Struktur: ELO wächst mit Ihrem Rechnungsvolumen und Ihren organisatorischen Anforderungen.
Typische Herausforderungen im Rechnungsprozess
Viele Unternehmen arbeiten im Rechnungswesen noch mit gewachsenen Strukturen: Rechnungen kommen per E-Mail, Post, Scan oder über Portale. Freigaben erfolgen manuell. Rückfragen laufen über E-Mail. Belege werden mehrfach abgelegt oder sind nicht auffindbar.
ELO löst genau diese Bruchstellen.
Häufige Probleme ohne digitales System:
- Rechnungen liegen zu lange bei einzelnen Personen
- Skontofristen werden verpasst
- Freigaben sind nicht eindeutig dokumentiert
- Zuständigkeiten sind unklar
- Belege werden manuell gesucht
- Rechnungsdaten werden mehrfach erfasst
- Prüfprozesse sind schwer auditierbar
- Archivierung und Compliance hängen von manueller Disziplin ab
Wie verarbeitet ELO Invoice Eingangsrechnungen?
ELO Invoice sammelt Rechnungen aus definierten Eingangskanälen, liest strukturierte Daten oder Beleginformationen aus und leitet den Vorgang anhand konfigurierter Regeln weiter. Zuständige Personen prüfen Inhalt und Kontierung, geben frei oder klären Abweichungen. Nach dem Workflow werden Daten an ERP oder FiBu übergeben und Bearbeitungsschritte nachvollziehbar dokumentiert.
Für die Umsetzung werden reale Belege, Freigabegrenzen, Vertretungen, Bestellbezüge und Fehlerfälle als Testfälle festgelegt. Die technische Kopplung folgt dem Zielsystem und wird über ERP- und FiBu-Integrationen mit ELO spezifiziert; wie ein produktiver ELO-Invoice-Ablauf mit SAP Business One und DATEV aussehen kann, zeigt die Referenz Stick & Lembke. Die Dokumentation von ELO Invoice Gen 2 beschreibt den Produktablauf.
ELO Invoice automatisiert nur eindeutige Regeln. Unklare Lieferanten, Differenzen oder fehlende Bestellbezüge werden an eine definierte Klärungsstelle geleitet, damit Geschwindigkeit nicht zulasten fachlicher Kontrolle oder Datenqualität geht. Messbare Abnahmekriterien sichern Erkennung, Zustellung, Klärung und Systemübergabe vor dem produktiven Start gemeinsam und verbindlich ab.
Ihre Lösung:
- Zentrale Erfassung aller Eingangsrechnungen
- Automatische Klassifizierung und Zuordnung
- Digitale Prüfung und Freigabe
- Klare Rollen, Rechte und Eskalationen
- Nachvollziehbare Historie aller Bearbeitungsschritte
- Übergabe an ERP- und FiBu-Systeme
- Nachvollziehbare Archivierung im digitalen Archiv
So funktioniert Eingangsrechnungsmanagement mit ELO
Von der Rechnung bis zur Zahlung. ELO bildet den gesamten Eingangsrechnungsprozess digital ab. Jeder Schritt wird strukturiert, dokumentiert und automatisiert unterstützt.
Rechnungseingang
Rechnungen werden zentral erfasst – per E-Mail, Scan, Upload oder aus angebundenen Systemen. Papierbelege und digitale Rechnungen laufen zusammen.
Belegerkennung
Rechnungsdaten wie Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Betrag, IBAN, Steuerbetrag oder Bestellbezug werden automatisch erkannt.
Prüfung und Kontierung
Die Rechnung wird sachlich geprüft, kontiert und mit vorhandenen Informationen abgeglichen (Kostenstellen, Projekte, Bestellungen).
Digitale Freigabe
ELO leitet die Rechnung automatisch weiter. Freigaberegeln können nach Betrag, Abteilung, Kostenstelle oder Gesellschaft definiert werden.
Übergabe an ERP und FiBu
Nach Abschluss der Prüfung werden Daten und Dokumente an das angebundene ERP- oder Finanzbuchhaltungssystem übergeben.
Nachvollziehbare Archivierung
Die Rechnung und alle Prozessinformationen werden nachvollziehbar im ELO-Archiv abgelegt. Freigaben und Versionen bleiben nachvollziehbar.
Nahtlos angebunden an Ihre Systemlandschaft
ELO entfaltet seine volle Stärke im Zusammenspiel mit bestehenden Systemen. Con-Solutions sorgt dafür, dass Eingangsrechnungen nicht isoliert verwaltet werden, sondern sauber in Ihre IT-, ERP- und Finanzprozesse eingebunden sind.
Typische Anbindungen:
- SAP, zum Beispiel SAP Business One
- Microsoft Dynamics / Business Central
- DATEV
- Diamant
- Sage
- Salesforce
- Weitere ERP-, FiBu- und Warenwirtschaftssysteme
Technische Highlights:
- Bi-direktionaler Datenaustausch
- Übergabe von Rechnungsdaten und Belegen
- Archivierung nach definierten Prozess- und Aufbewahrungsregeln
- Mandanten- und standortübergreifende Prozesse
- Rollen- und Rechtekonzepte
- Workflowsteuerung mit Eskalationen
- Optionales Hosting in deutschen Rechenzentren
- Skalierbare Architektur für wachsende Anforderungen
ELO & DATEV: Digitale Rechnungen sauber verbinden
Für viele Unternehmen ist DATEV der zentrale Baustein in Finanzbuchhaltung und Steuerberatung. Mit ELO können Eingangsrechnungen digital verarbeitet, nachvollziehbar archiviert und strukturiert für die weitere Verarbeitung in DATEV bereitgestellt werden.
Dadurch reduzieren Sie manuelle Übergaben, verbessern die Datenqualität und schaffen einen klar nachvollziehbaren Prozess zwischen Unternehmen, Buchhaltung und Steuerberatung.
Vorteile der DATEV-Anbindung:
- Strukturierte Übergabe relevanter Rechnungsdaten
- Zentrale Archivierung der Originalbelege in ELO
- Weniger manuelle Erfassung
- Bessere Nachvollziehbarkeit für Buchhaltung und Steuerberatung
- Schnellere Bereitstellung prüfungsrelevanter Unterlagen
- Einheitlicher digitaler Rechnungsprozess
Für wen ist ELO Eingangsrechnungsmanagement sinnvoll?
ELO Invoice eignet sich für Unternehmen mit regelmäßigem Rechnungseingang, mehreren Freigabestufen, verteilten Standorten oder hohem Abstimmungsaufwand zwischen Fachbereich und Buchhaltung. Ein klarer Nutzen entsteht, wenn Rechnungen heute in Postfächern oder Papiermappen warten, Daten mehrfach erfasst werden oder Status, Vertretung und Zahlungsfristen nicht verlässlich sichtbar sind.
Vor der Empfehlung prüft Con-Solutions Rechnungsvolumen, Formate, Eingangskanäle, Freigabelogik, ERP-Schnittstelle und Ausnahmequote. Wer verschiedene elektronische Formate erhält, kann mit dem Vergleich XRechnung oder ZUGFeRD die Datenwege einordnen. Die ELO-Invoice-Gen-2-Dokumentation grenzt den verfügbaren Funktionsumfang ein.
Weniger passend ist ELO Invoice, wenn nur wenige Rechnungen ohne wiederkehrenden Prüfablauf anfallen oder Stammdaten und Zuständigkeiten noch ungeklärt sind; dann sollte zuerst der Grundprozess stabilisiert werden. Ein Pilot mit typischen und fehlerhaften Belegen zeigt, ob Erkennungsqualität, Klärungswege und Übergabe im konkreten Systemverbund tragfähig sind. Erfolgskriterien für Durchlauf, Rückfragen und Datenqualität werden vor dem Pilotbetrieb gemeinsam, messbar und verbindlich im Projekt festgelegt.
Besonders relevant für:
- Mittelständische Unternehmen
- Unternehmensgruppen und Holdings
- Organisationen mit mehreren Standorten
- Unternehmen mit mehreren ERP- oder FiBu-Systemen
- Buchhaltungen mit hohem Rechnungsvolumen
- Unternehmen mit komplexen Freigabeprozessen
- Organisationen mit hohen Compliance-Anforderungen
- Teams, die papierbasierte Rechnungsprozesse ablösen möchten
Wo ELO sofort Wirkung entfaltet
Rechnungseingang per E-Mail
Eingangsrechnungen werden automatisch aus zentralen Postfächern übernommen, erkannt und in den digitalen Workflow überführt.
Mehrstufige Freigaben
Rechnungen werden abhängig von Betrag, Kostenstelle oder Gesellschaft automatisch an die richtigen Freigabestellen geleitet.
Vertretungsregelungen
Bei Abwesenheiten können Rechnungen automatisch an definierte Vertretungen weitergeleitet werden. Dadurch bleiben Prozesse stabil.
Skontofristen im Blick
Durch transparente Statusanzeigen und beschleunigte Freigaben sinkt das Risiko, Zahlungs- und Skontofristen zu verpassen.
Audit und Nachweisführung
Alle Bearbeitungsschritte, Freigaben und Dokumente bleiben nachvollziehbar dokumentiert und können schnell bereitgestellt werden.
Strukturiert eingeführt. Sauber umgesetzt.
Con-Solutions führt ELO nicht als isolierte Software ein, sondern als belastbaren Geschäftsprozess. Ziel ist eine Lösung, die im Alltag funktioniert, von den Anwendern akzeptiert wird und langfristig stabil bleibt.
Analyse Ihrer Rechnungsprozesse
Wir erfassen Ihre bestehenden Abläufe, Eingangskanäle, Freigabelogiken, Systemlandschaft und Compliance-Anforderungen.
Definition von Rollen
Gemeinsam legen wir fest, wer welche Rechnungen prüfen, kontieren oder freigeben darf (inkl. Vertretungen und Eskalationen).
Systemkonfiguration
ELO wird passend zu Ihren Prozessen konfiguriert und an ERP-, FiBu- oder Warenwirtschaftssysteme angebunden.
Testphase mit realen Belegen
Die Workflows werden mit realistischen Rechnungen getestet. Erkennung, Freigabe, Übergabe und Archivierung werden validiert.
Schulung und Go-Live
Ihr Team wird eingeführt, zentrale Anwender werden geschult und der produktive Betrieb wird begleitet.
Betreuung und Optimierung
Nach dem Go-Live unterstützt Con-Solutions bei Anpassungen, Erweiterungen, Updates und Prozessoptimierungen.
Ihr spezialisierter Partner für ELO DMS
Con-Solutions unterstützt Unternehmen bei der Einführung, Optimierung und Betreuung von ELO-Lösungen. Der Fokus liegt auf stabilen Dokumentenprozessen, sauberer Integration und praxistauglicher Umsetzung im Mittelstand.
Warum Con-Solutions?
- Spezialisierter Schwerpunkt auf ELO-Lösungen
- Über 450 realisierte Digitalisierungsprojekte
- Erfahrung mit komplexen IT- und ERP-Landschaften
- Mittelstands- und Compliance-Fokus
- ELO Certified Business Partner
- Hosting und Betrieb in deutschen Rechenzentren möglich
- Persönliche Betreuung durch spezialisierte Ansprechpartner
- Standorte in Hamburg und Rostock
Was sich nach der Einführung verändert
Mit ELO Eingangsrechnungsmanagement wird der Rechnungsprozess messbar klarer, schneller und kontrollierbarer.
Typische Effekte:
- Rechnungen werden schneller verarbeitet
- Freigaben werden transparenter
- Suchzeiten sinken deutlich
- Manuelle Erfassung wird reduziert
- Skonto- und Zahlungsfristen werden besser eingehalten
- Buchhaltung und Fachabteilungen arbeiten strukturierter zusammen
- Compliance- und Audit-Anforderungen werden leichter erfüllbar
- Dokumente sind zentral und nachvollziehbar verfügbar
Häufig gestellte Fragen
Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, wie ELO Ihre Rechnungsverarbeitung beschleunigen, strukturieren und sicherer machen kann. In einem kurzen, unverbindlichen Gespräch analysieren wir Ihre aktuellen Prozesse und zeigen Ihnen, welche Lösung für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.
Passende ELO-Projekte aus der Praxis.
Sehen Sie, wie Unternehmen ähnliche Prozesse mit ELO strukturiert und in ihre Systemlandschaft integriert haben.